用友集团整合检索

项目背景

用友公司成立于1988年,2001年5月,用友公司股票在上海证券交易所挂牌上市(股票简称:用友软件;股票代码:600588)。用友软件股份有限公司连续多年被评定为国家“规划布局内重点软件企业”,是中国软件业最具代表性企业。“用友牌ERP管理软件”系“中国名牌产品”。目前用友软件股份有限公司是亚太本土最大管理软件提供商,是中国最大的管理软件、ERP软件、财务软件、集团管理软件、人力资源管理软件及小型管理软件提供商。

用友公司拥有由总部研发中心、南京制造业研发基地、上海先进应用研究中心等在内的中国最大的企业应用软件研发体系和1400人的研发队伍。用友公司的41家分子公司、60家客户服务中心、61家授权服务中心、150家培训教育中心、3000名服务专家组成了中国管理软件业最大的服务网络。在日本、泰国、新加坡等亚洲地区,用友公司建立了分公司或代表处。用友公司与超过2000家的各类合作伙伴一起为客户提供优质的服务和创新的解决方案。

在强调快速反应、高效服务的今天,用友软件企业内部每天对于高质量的信息检索有非常庞大的需求。自2000年起,作为中国信息产业的领军企业之一,尽管该客户投入了大量的资源进行企业信息化建设,但是由于历史客观原因,存在新旧系统信息的共享、内部跨部门信息的组织、人员流动对系统外的信息管理的负面影响等现实困境,制约了内在海量信息的价值最大化,对于科学和审慎的管理决策缺乏有力支撑。

困境分析

“我们迷失在数据的海洋中,而找不到有用的信息。”

 

根据调查在销售额过30亿的企业,或市级以上主要政府机构,拥有的IT系统数量一般会超过10个。这些系统中的信息包括结构化数据,也包括非结构化信息,如多格式的文档、邮件、网页等。这些海量信息中平均85%的信息是非结构化的,而且每三个月增加一倍。而知识工作者或者政府机关办公人员,在我们经过了由信息匮乏到信息过量的转变后,面临着快速寻找精确信息的挑战。

 

根据调查,用友内部将近5000名员工平均每天用30%的工作时间,用于收集信息;公司内部的72%的管理者认为,知识没有在他们的组织得到重复利用。从这些异构、繁杂、丰富的海量内容中,准确、快速地找到自己所需要的信息,进而提升组织的效率,和全方位掌握内部信息,辅助决策,能够创造巨大的价值。

 

客户需求

  1. 项目的第一个阶段实现公司发文系统、知识管理系统、公司内外新闻平台、公司内部论坛、员工博客以及文件服务器下视频会议文件、历史图片和软件工具的内外网信息整合搜索。

 

  1. 要求高效、快捷、多样、美观地对检索结果进行展现,减少程序设计量和改版工作量。

 

  1. 在保留现有IT系统架构和运行方式的情况下,就可搭建系统;检索过程便捷高效,检索结果准确。

解决方案

“利用维思比信息资源整合搜索方案将因历史上技术更替或者每个单独定制开发的信息系统所形成的孤岛都链接起来,让数据的综合利用产生最大的价值,One Search for Everything,是我们带给用友软件的价值。”

 

当维思比搜索技术将其信息的触角深入到用友软件组织机构内部的每一个角落,按照必要的安全权限管理要求,重新将信息进行组合和呈现,为每个使用者解决问题、制定策略或者创新而带来信息支持上的竞争优势。

 

维思比信息整合搜索方案在企业内部部署后,其提供的核心价值在于:

 

  1. 搜索结果的准确性。

 

作为专业搜索软件基于自己的算法,维思比可帮助用户更准确地找到与其关心的关键词相匹配的内容,而不是按照面向公众服务的通用搜索引擎按照企业内部不存在的网页Pagerank提供检索结果。当搜索用户并不熟悉的专业内容时,软件所提供的搜索结果,比目录、属性甚至人工推荐更值得信赖。另外,搜索准确性,除依赖于搜索算法外,也依赖于分词技术。比如搜索“制造业商业智能”,搜索软件能够根据专业的词库将其分解为“制造业”和“商业智能”两个词对内容进行精确搜索。

 

  1. 内容按照多个维度自动分类、自动生成摘要和关键词的自动提取。

 

如果人工对大量的内容进行数据库录入处理,如标注分类、属性、Tag、提取摘要,其数据质量依赖人工监控,不稳定。每个编辑人员,每天处理的内容平均在250篇。随着信息量的增多,内容入库的成本也在增加。用技术实现内容自动按照多个维度分类,关键词和摘要的自动提取,使得编辑人员的工作从人工入库变为对机器分类结果的审核。这样,既可以兼具机器分类和人工分类的优势,又可以帮助提高效率节约数据库录入成本。

 

  1. 信息符合安全规范和法律法规要求

 

系统根据权限管理要求提取和发现内容,避免泄密;实时监控信息资源,发现和杜绝违规违法信息。

 

  1. 快速部署,导入简单,立竿见影

 

在保留现有IT系统架构和运行方式的情况下,就可搭建搜索系统;新模式下使用者不需要培训,降低导入成本,将信息价值迅速最大化;维思比全文检索数据的高性能可满足现在和未来新增加的信息检索需求;搜索系统和原有业务系统松耦合;系统成熟,因而不需要复杂的再开发,项目实施风险趋近于零。

 

同时,维思比信息整合搜索方案同流行的商业智能(Business Intelligence)概念相比,搜索侧重的是发现指定内容以满足查询需求,帮助管理人员从稻草堆内找到绣花针(Needle in the haystack),而BI侧重的是按照管理人员的要求呈现数据。虽然BI包含了决策支持、报告生成、在线分析、统计分析、预测和数据挖掘等功能,但当管理者想要洞察企业的内情、行业的趋势,仅善于处理结构化数据的BI往往会让人失望。

 

因而搜索技术在组织机构内部的落实、协同效率的提高、知识或者专家的快速定位,都潜移默化地影响了企业的持续发展。

 

功能特点

系统以“One Search for everything within Enterprise” 为主要设计思想,虽然搜索功能看似简单,但后台系统含有丰富的功能特征。

 

功能1:元数据搜索引擎,将搜索结果的所有属性和结果列表一起显示。自动生成的属性列表可以根据需要自动配置显示的位置。

功能2:B/S结构,将搜索和浏览功能整合。

功能3:可以和现有的主题词表、知识库兼容

功能4:动态确定检索结果的属性,没有事前人为分类形成的盲点。

功能5:导航类别后的数字有助用户预览在每个属性类别有多少结果,以便定位信息。

功能6:企业搜索系统提供了一个界面检索所有的网页,文档和数据库。

功能7:支持XML和数据库(Oracle、SQL、DB2等)数据的导入。

功能8:整合多个信息源,新增无序数据在合适的条件下转化成含层级的有序数据,进行初步导航状态的计算。

功能9:基于对数据关系的自动计算,在多个维度定义数据。

功能10:后台管理员可以控制和编辑搜索分类和结果显示。

功能11:强大的搜索引擎支持拼写检查、同义词、自动纠错。

功能12:丰富的接口,C/C++底层接口,脚本语言,COM接口,在ASP上的高端接口。

功能13:支持千万数据规模,每秒数千人的同时在线检索。

功能14:在维思比数据库服务器上提供检索和索引功能,支持冗余、容错和扩展。

功能15:支持模糊搜索。

图1 一站式搜索,覆盖用友企业内部多个信息系统的非结构化数据

 

 

图2  应用企业分类词表,,自定义企业整合搜索导航层级

 

 

 

图3 元数据导航样例,支持文档自动归类,助力管理层决策

 

图4  启发式搜索样例,动态多维导航,内部数千员工快速定位信息

用户反馈

“维思比企业决策支撑和信息整合方案成功提升了员工查询和发现信息的效率,现在每天有近万次的信息查询,比系统应用前节省了大量宝贵的工作时间;另外该系统不仅可以定位已知信息,也可以通过元数据导航等先进技术得到用户未知信息的提示,帮助管理层更了解企业内部动态信息,因此最大化了企业信息的价值。”

 

-------IT服务事业部总经理

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